Przechowywanie dokumentów przez jednostkę gospodarczą
07:14:00
Wiele dokumentów, jakie znajdują się
w jednostce gospodarczej podlegają archiwizacji. Dokumenty te, przechowywane są przez różny okres czasu, uzależniony od stopnia
ważności dokumentu oraz danych w nim zawartych.
Przeważnie używany
jest podstawowy okres przechowywania dokumentacji tzn. 5 lat od końca
roku kalendarzowego w którym powstał dany dokument.Dokumenty, jakie muszą być
przechowywane można podzielić na trzy grupy: dokumenty księgowe,
dokumenty ZUS, dokumenty pracownicze.
Dokumenty należy przechowywać przez
okresy:
- roczne sprawozdania finansowe – trzeba przechowywać
trwale,
- księgi rachunkowe - 5 lat,
- dokumentacja sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych – do 5
lat od upływu jej ważności,
- dokumentacje pracowniczą np.: listy płac, karty wynagrodzeń oraz inne zamienniki, dowody, na których podstawie następuje ustalenie postawy wymiaru emerytury lub renty należy przechowywać do 50 lat od dnia zakończenia pracy tego pracownika.
- dowody księgowe dotyczące wpływów środków pieniężnych
ze sprzedaży detalicznej – trzeba przechowywać do dnia
zatwierdzenia sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy,
- dokumenty dotyczące środków trwałych w budowie, pożyczek,
kredytów, umów handlowych, roszczeń dochodzonych w postępowaniu
cywilnym, karnym, podatkowym - przez 5 lat od początku roku
następującego po roku obrotowym gdzie zobowiązania zostały
zakończone,
- dokumenty inwentaryzacyjne - 5 lat,
- dokumenty dotyczące reklamacji i rękojmi- 1 rok po terminie
upływu ważności,
- pozostałe dokumenty - 5 lat.
Dokumenty zgodnie z ustawą trzeba przechowywać w odpowiednich warunkach. Pomieszczenia, w których się znajdują powinny być suche, czyste, z odpowiednim oświetleniem. Ważne by miały czujniki dymu i były zabezpieczone od powodzi oraz posiadały drzwi antywłamaniowe.
