Sporządzane jest w języku polskim oraz w walucie polskiej na koniec roku obrachunkowego w dzień bilansowy lub inny dzień zamknięcia ksiąg, określony przepisami prawa podatkowego. Najczęściej rok obrachunkowy w jednostce pokrywa się z rokiem kalendarzowym, dlatego na sporządzenie sprawozdania finansowego przedsiębiorstwo ma 3 miesiące od dnia bilansowego.

Czynnością poprzedzającą przygotowanie sprawozdania jest sporządzenie zestawienia obrotów i sald, na które spółki mają 85 dni po dniu bilansowym. Ma to na celu sprawdzenie kompletności i poprawności zaksięgowania wszystkich powstałych operacji gospodarczych. Zestawienia obrotów i sald pełni funkcję kontrolną, gdyż pozwala na wykrycie ewentualnych błędów.

Ważnym elementem sprawozdania jest jego wstęp. W nagłówku należy podać pełną nazwę i adres firmy, przedział okresu którego dotyczy dotyczy ten dokument. Konieczne jest podanie daty sporządzenia sprawozdania oraz podpisanie dokumentu przez osoby odpowiedzialne za jego rzetelne i prawidłowe sporządzenie. Sprawozdanie musi zawierać opis polityki rachunkowości ( pomoże to lepiej zrozumieć opublikowane dane liczbowe). Do sprawozdania finansowego należy załączyć tablice statystyczne zawierające zestawienie liczbowe. Dane liczbowe można wykazywać w zaokrągleniu do 1 tys. złotych.

Sprawozdanie dostarcza wielu istotnych informacji dla jego odbiorców. Wskazuje prawdopodobny rozwój jednostki. Każde sprawozdanie finansowe musi być wiarygodne, rzetelnie sporządzone, kompletne, sprawdzone, ciągłe, porównywane, terminowo sporządzone oraz zrozumiałe dla odbiorców.