Każda istniejąca firma, a przede wszystkim każde duże przedsiębiorstwo musi posiadać usystematyzowany plan kont, w oparciu o który rejestrowane są aktywa, pasywa, a również pozostałe zdarzenia gospodarcze. System ten nazywany jest powszechnie planem kont.

Plan kont tworzony jest w momencie rozpoczynania działalności lub w chwili wprowadzania w firmie księgowości i dopasowywany do formy prowadzonej działalności. Do tego celu wykorzystywane są przeważnie wzorcowe plany kont, w których przedsiębiorca wprowadzić może, ale nie musi niewielkie zmiany.

Definicja mówi, że zakładowy plan kont jest dokumentem, który stanowi fundament firmowego systemu prowadzenia księgowości. Przepisy prawne zobowiązują wszystkie podmioty, które prowadzą pełną księgowość do stosowania zakładowego planu kont. W zakładowym planie kont znajduje się cały spis wewnętrznych numerów kont oraz ustalone zasady księgowania operacji gospodarczych na tych kontach.

Ustalany przez przedsiębiorstwo plan kont musi spełniać kilka warunków odgórnie ustalonych przez Ustawę o rachunkowości. W większości przypadków jest on ustalany przez głównego księgowego, a w następnej kolejności zatwierdzany przez kierownika jednostki.

Zakładowy plan kont musi zawierać:
- wykaz kont zaliczanych do księgi głównej,
- zasady powstawania oraz funkcjonowania kont analitycznych,
- metodę prowadzenia ewidencji analitycznej, która prowadzona będzie dla grupy rzeczowych składników majątku obrotowego, 
- wybraną metodę amortyzacji środków trwałych.