Przedsiębiorcy prowadzący działalność gospodarczą, którzy prowadzą Księgę Przychodów i Rozchodów są zobligowani do ujmowania w niej ponoszonych kosztów poniesionych w celu osiągnięcia przychodów lub zabezpieczenia czy zachowania ich źródła. Na to, w jaki sposób będą one ujmowane wpływ mają metody ewidencjonowania oraz rodzaj poniesionych kosztów. 

Wyróżniamy aż dwie metody ewidencjonowania kosztów w KPiR:

1. Metoda memoriałowa (inaczej kasowa) Metoda ta wiąże się z koniecznością oddzielenia kosztów pośrednio i bezpośrednio związanych z przychodem, który firma uzyskała w danym roku. To, do której grupy zostanie zakwalifikowany dany wydatek warunkuje to, kiedy powinien być ujęty w KPiR. Koszty bezpośrednie powinny być ujęte w tym roku, w którym został osiągnięty odpowiadający im przychód. Koszty pośrednie ujmuje się w dniu wystawienia faktury.

2. Metoda uproszczona Metoda uproszczona polega na ujmowaniu w KPiR kosztów w dniu ich poniesienia, bez względu ma to jakiego okresu dotyczą i bez obowiązku dzielenia ich na pośrednie i bezpośrednie.