Niedobór według definicji jest różnicą pomiędzy stanem faktycznym posiadanego materiału/towaru/majątku, które są własnością danego podatnika, a stanem faktycznym wykazanym w prowadzonych ewidencjach. Obowiązujące przepisy prawa nakładają na przedsiębiorców obowiązek okresowego przeprowadzania kontroli składników majątku, co powszechnie jest nazywane inwentaryzacją. Wówczas następuje przeprowadzenie remanentu oraz spisów z natury w celu dokonania weryfikacji odnośnie tego, czy w danej firmie nie ma miejsca nieprawidłowa utrata majątku, najczęściej spowodowana np.: - niepoprawnym magazynowaniem, bądź błędami w danych wprowadzanych do systemu magazynowego,

- nieodpowiednim transporcie,

- kradzieżą, zgubieniem, zniszczeniem,

- naturalnymi ubytkami,

- błędami w dokumentach dotyczących nabycia,

- zdarzeniami losowymi.

W sytuacji, kiedy niedobory nastąpiły z winy podatnika, są traktowane jak utrata danego mienia (tzw. utrata zawiniona). Z kolei utrata niezawiniona występuje wskutek czynników, które nie są zależne od przedsiębiorcy.

Zasady mówią nam również o tym, że strata powstała w wyniku inwentaryzacji, może zostać zaliczona do kosztów uzyskania przychodów. Nie wystarczające jest wówczas samo stwierdzenie wystąpienia niedoborów, ponieważ przedsiębiorca jest zobowiązany do przeprowadzenia odpowiedniego postępowania wyjaśniającego, które ma za zadanie określić i wyjaśnić przyczynę okoliczności powstania niedoborów.