Faktura pro forma zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa nie jest dokumentem księgowym i nie stanowi dowodu zrealizowania transakcji. Nie generuje obowiązku podatkowego i nie może zostać zaksięgowana. Jest to tylko zapowiedź informująca o tym jak faktycznie będzie wyglądał właściwy dokument, jakie dane będą na nim zawarte oraz jakie są dokładne koszty transakcji.

Faktura pro forma pełni trzy podstawowe funkcje:
 - stanowi formę wezwania do zapłaty,
- informuje o tym, że właściwa faktura zostanie wkrótce,
- informuje o kosztach.

 Faktura proforma ma taką samą formę jak faktura właściwa, różni się tylko tym, że jest opisana jako pro forma. Ma więc zawierać: tytuł, numer, datę wystawienia, termin płatności, przedmiot transakcji, cenę jednostkową i cenę za całość wartość netto, wysokość podatku VAT, wartość VAT oraz wartość brutto oraz informacji o stronach transakcji.

 Przepisy prawa nie regulują dokładnie tego kiedy można, a kiedy nie można wystawić tego dokumentu. Można ją więc wystawić w dowolnym momencie, nawet już w momencie, nawet z pierwszymi dokumentami ofertowymi.