Do złożenia informacji ZUS IWA zobowiązany jest przedsiębiorca, gdy spełnia łącznie następujące warunki:
- był zgłoszony do ZUS nieprzerwanie od 1. stycznia do 31. grudnia roku, za który składa deklaracje ZUS IWA oraz co najmniej jeden dzień w styczniu roku następnego,
- zgłaszał do ubezpieczeń co najmniej 10 ubezpieczonych w roku, za który składa informacje,
- 31. grudnia w roku, za który składa ZUS IWA widniał w rejestrze REGON.

Warto wiedzieć
Jeżeli przynajmniej w jednym miesiącu poprzedniego roku ani jedna osoba, za którą płacisz składki nie podlega danemu ubezpieczeniu wówczas nie musisz składać ZUS IWA. 

ZUS IWA przekazuje się do 31. stycznia roku następnego. Dokument ten należy przekazać w formie takiej samej, jaka obowiązuje płatnika w odniesieniu do dokumentów określonych przepisami dotyczącymi systemu ubezpieczeń społecznych. Znaczy to, że płatnicy rozliczający składki za więcej niż 5 osób muszą przekazywać dokumenty do ZUS w formie elektronicznej, natomiast rozliczając mniej niż 5 osób druki można przekazywać w formie papierowej, nie istnieją też przeciwwskazania by płatnicy przekazywali je do ZUS w formie elektronicznej.