Przedsiębiorcy prowadzący działalność gospodarczą, którzy prowadzą Księgę Przychodów i Rozchodów są zobligowani do ujmowania w niej ponoszonych kosztów poniesionych w celu osiągnięcia przychodów lub zabezpieczenia czy zachowania ich źródła. Na to, w jaki sposób będą one ujmowane wpływ mają metody ewidencjonowania oraz rodzaj poniesionych kosztów. 

Wyróżniamy aż dwie metody ewidencjonowania kosztów w KPiR:

1. Metoda memoriałowa (inaczej kasowa) Metoda ta wiąże się z koniecznością oddzielenia kosztów pośrednio i bezpośrednio związanych z przychodem, który firma uzyskała w danym roku. To, do której grupy zostanie zakwalifikowany dany wydatek warunkuje to, kiedy powinien być ujęty w KPiR. Koszty bezpośrednie powinny być ujęte w tym roku, w którym został osiągnięty odpowiadający im przychód. Koszty pośrednie ujmuje się w dniu wystawienia faktury.

2. Metoda uproszczona Metoda uproszczona polega na ujmowaniu w KPiR kosztów w dniu ich poniesienia, bez względu ma to jakiego okresu dotyczą i bez obowiązku dzielenia ich na pośrednie i bezpośrednie.

Podatkowa księga przychodów i rozchodów (w skrócie KPiR) jest dokumentem, który służy do ewidencji operacji gospodarczych w uproszczonej formie.

W KPiR księgowane są:
– wszelkiego rodzaju przychodu (np. ze sprzedaży),
– zakup towarów handlowych i materiałów podstawowych oraz koszty uboczne związane z tymi zakupami,
– wydatki, przez które należy rozumieć wynagrodzenia (w gotówce jak i w naturze),
– wszystkie inne wydatki związane z prowadzeniem działalności gospodarczej.

Kto ma obowiązek prowadzić księgi przychodów i rozchodów?
– osoby fizyczne osiągające przychód z pozarolniczej działalności gospodarczej i jako formę opodatkowania przychodu wybrały zasady ogólne lub podatek liniowy,
– spółki jawne osób fizycznych, spółki cywilne osób fizycznych, spółki partnerskie, których przychody netto ze sprzedaży towarów, produktów oraz operacji finansowych za poprzedni rok obrotowy nie przekroczyły 1 200 000 euro w polskiej walucie.

Dzięki KPiR:
– prowadzona jest ewidencja przychodów i rozchodów,
– określane zostają zobowiązania podatkowe,
– prawidłowo możemy rozliczyć się z Urzędem Skarbowym,
– uzyskujemy ocenę efektywności przedsiębiorstwa,
– uzyskujemy podsumowanie rocznej pracy,
– dostajemy obraz funkcjonowania firmy.

KPiR prowadzona jest przez podatników. Ewidencja gospodarcza, czyli przychody oraz rozchody zachodzą w niej w systemie księgowości pojedynczej. Wszystkie zdarzenia jednostki zapisywane są w kolejności chronologicznej. Zasady, w jaki sposób należy prowadzić księgę reguluje Minister Finansów w rozporządzeniu dotyczącym „Księgi przychodów i rozchodów”
Podmioty, które muszą stosować KPiR:

• osoby fizyczne, prowadzące pozarolniczą działalność gospodarczą,
  
• osoby wykonujące tzw. wolne zawody,
  
• osoby, które wykonują działalność na podstawie umowy agencyjnej i umowy zlecenia,
  
• spółki cywilne i jawne osób fizycznych,
  
• osoby, które chcą i zgłosiły prowadzenie tej księgi,