Najczęściej kontaktujemy się z klientem za pomocą e-maila, dzięki któremu przekazujemy im szczegółowe informacje m.in. przypominając im o zapłacie podatku, brakujących dokumentach.

Na co należy zwrócić szczególną uwagę przy pisaniu e-maila?

Przede wszystkim tekst musi być zrozumiały dla odbiorcy, zwłaszcza jeśli służy od do celów marketingowych i sprzedażowych. Pisząc wiadomość musimy sprawić, aby była ona na tyle ciekawa, aby odbiorca chciał ją otworzyć, przeczytać i skorzystać z oferowanej usługi.

1. Adres e-mail - adres ten jest widoczny dla klienta i dlatego musi budzić zaufanie, dlatego firmowy adres e-mail powinien być w domenie należącej do biura rachunkowego. Jeżeli nie posiadamy domeny to powinniśmy w nią zainwestować, nawet jeśli nie mamy zamiaru tworzyć żadnej strony internetowej. Będziemy mogli ją wykorzystać właśnie po to, by nasz mail wyglądał profesjonalnie.
2. Nazwa nadawcy - skrzynki pocztowe pozwalają ustalić nazwę nadawcy, która może mówić co innego, niż adres mailowy. Nie powinniśmy zostawić pustej nazwy nadawcy!
3. Temat e-maila - jest to najważniejszy aspekt, ponieważ od niego zależy, czy odbiorca zdecyduje się otworzyć maila, a co za tym idzie będzie miał szansę ją przeczytać. Temat powinien być konkretny i zwięzły. Należy pamiętać, że temat nie może być pusty i za długi.
4. Przywitanie - warto zacząć swoją wypowiedź od wyrażeń grzecznościowych m.in. Dzień dobry, Szanowni Państwo, Szanowny Panie itp.
5.  Treść - jest bardzo ważna, ponieważ to od niej zależy czy klient przeczyta to co chcemy mu przekazać, dlatego pisząc warto stosować się do następujących zasad:
- treść powinna być podzielona na akapity,
- paragraf powinien mieć maksymalnie 2-4 linijki,
- zdania powinny być krótkie i zwięzłe,
6. Pożegnanie - powinno zawierać:
- imię i nazwisko,
-  nazwę firmy,
-  adres e-mail,
-  nr. telefonu,
-  adres strony,
7. Załączniki muszą być czytelne i nie za duże.