Osoby zajmujące się prowadzeniem sprzedaży na rzecz osób fizycznych i rolników zryczałtowanych, maja obowiązek rejestrowania sprzedaży na kasie fiskalnej i wydawania paragonów.

Na kasie nie rejestruje się bezpośrednio zwrotu towarów i uznanych reklamacji, dlatego przedsiębiorcy są zobowiązani prowadzić „zeszyt zwrotów”. Ewidencjonuje się w ich zwroty towarów i uznane reklamacje towarów i usług, które skutkowały zwrotem całości lub części należności.

Zeszyt zwrotów powinien zawierać:

- datę dokonania sprzedaży,
- nazwę usługi lub towaru oraz ewentualny opis, pozwalający je jednoznacznie zidentyfikować,
- termin zwrotu lub reklamacji i rozwinięcie tej nazwy,
- wartość brutto zwracanego towaru lub reklamowanego towaru albo usługi,
- wartość podatku należnego (jeśli następuje zwrot całości należności),
- zwracana kwota brutto i odpowiadająca jej wartość podatku należnego (jeśli następuje zwrot części należności),
- dokument potwierdzający dokonanie sprzedaży,
- protokół przyjęcia zwrotu towaru lub reklamacji.

Dokumentem potwierdzającym dokonanie sprzedaży najczęściej jest paragon. Bez paragonu można dokonać zwrotu ale tylko jeśli klient potrafi udowodnić, że sprzedaż miała miejsce.