Im dokument ma większą wartość, tym dłużej musi być przechowywany. Doskonałym tego przykładem jest sprawozdanie finansowe, które ze względu na ogromne znacznie musi być przechowywane wieczyście. Reguła ta sprawdza się w przypadku wszystkich aktów notarialnych, poświadczających między innymi zakupienie nieruchomości czy zawiązanie spółki. Dokumenty takie jak tu wymienione oznaczona są literą A w kategoriach archiwalnych, oznaczającą przechowywanie trwale.

Pozostała dokumentacja może być przechowywana czasowo i oznaczana jest literą archiwalną B. Poza tą literą przy dokumentacji przechowywanej czasowo, wpisuje się czas przechowywania w latach. W praktyce oznacza to, że dokumentacja oznaczona symbolem B 5 musi być archiwizowana przez okres co najmniej 5 lat.

Na dokumentacji przechowywanej czasowo może się pojawić oznaczenie BE 5, które będzie oznaczać przechowywanie 5 letnie, a następnie obowiązek przeprowadzenia ekspertyzy. Ekspertyza wykonana po 5 latach przechowywania zatwierdzi dokument do zniszczenia lub dalszego przechowywania.

O dokumentacji księgowej warto dowiedzieć się więcej. O typach dokumentacji, występującej w firmach dowiesz się również z naszego bloga. Zapraszamy do zapoznania się z tym artykułem!